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Offre d'emploi - adjoint administratif

Le Centre provincial de ressources préscolaires invite les personnes intéressées par le poste suivant à poser leur candidature :

Poste d’adjoint administratif régional

Services d’intervention pour le développement de la petite enfance de la Nouvelle-Écosse

Les Services d’intervention pour le développement de la petite enfance de la Nouvelle-Écosse sont des services spécialisés s’adressant aux familles de la province qui ont des enfants d’âge préscolaire ayant un risque biologique ou un diagnostic de retard du développement. Ces services individualisés (consultation, information et soutien, entre autres) sont offerts à domicile et peuvent s’intégrer à des programmes communautaires. Ils visent à favoriser le développement de l’enfant et à faire progresser les capacités de la famille par le moyen d’interactions planifiées.

Objectif

L’adjoint administratif régional effectue toutes les tâches administratives liées à la gestion quotidienne du programme. Il soutient également le personnel régional, dont la directrice régionale et les intervenantes en développement.

L’adjoint administratif régional relève de la directrice régionale.

Tâches et responsabilités

Responsabilités générales

• Rédiger et taper les procès-verbaux des séances de travail.
• Contribuer à la propreté et à l’organisation des endroits communs.
• Faire des commissions, s’il y a lieu.
• Former le personnel, les nouveaux employés et les bénévoles (s’il y a lieu) quant aux protocoles, aux exigences administratives et au bon usage du matériel, des téléphones et des programmes d’ordinateur.
• Commander, recevoir, organiser et ranger les fournitures de bureau.
• Participer aux occasions de formation du personnel interne et externe.
• Voir aux arrangements associés aux déplacements, aux réunions et autres activités du personnel.
• Responsable de la gestion de feuilles de temps des employés de l’équipe.
• Coordonner la gestion des locaux à bureaux et organiser le soutien aux services ou réparations au besoin.

Soutien en matière de technologie de l’information

• Gérer les bases de données et les serveurs.
• Créer des copies de sauvegarde des documents et registres électroniques comme indiqué dans les procédures organisationnelles.
• Agir à titre de personne-ressource des TI pour le soutien interne et externe.
• Veiller à l’entretien du matériel de bureau.
• Réparer, dans la mesure du possible, les ordinateurs, le matériel de bureau, les téléphones et tout matériel brisé.
• Configurer les courriels, les boîtes aux lettres électroniques, les mots de passe et l’information d’accès du personnel.

Soutien administratif au programme

• Taper le courrier concernant les inscriptions, les lettres de réponse, la divulgation d’information, etc.
• Aider aux demandes générales d’information.
• Aider à la formulation de rapports, de plans d’intervention de routine et de PSFI au besoin.
• Gérer les listes de participants aux évènements et aux ateliers et faire des rappels.
• Gérer les dossiers selon les procédures organisationnelles.
• Aviser les familles, les centres de garderie et les professionnels lorsque le cas se présente (par exemple si un employé est malade ou en retard).
• Corriger, réviser et mettre en forme les documents comme requis.
• Gérer des listes de distribution grâce auxquelles on envoie des courriels aux familles de la région.
• Tenir à jour les listes des familles et des dossiers.
• Respecter la confidentialité dans tous les dossiers et se conformer aux politiques des Services d’intervention pour le développement de la petite enfance de la Nouvelle-Écosse.
• S’acquitter d’autres tâches au besoin.

Qualifications et aptitudes requises

Éducation

• Formation postsecondaire en affaires, en informatique ou en administration de bureau, ou l’équivalent en formation et en expérience

Expérience de travail

• Au minimum un an d’expérience en milieu administratif; expérience dans le domaine du bénévolat ou des organismes sans but lucratif un atout

Connaissances, compétences et habiletés

• Bien maîtriser les programmes de traitement de texte, de bases de données, de tableurs, de courriel.
• Excellente connaissance du français et de l’anglais (oral et écrit)
• Bien connaître le matériel de bureau (ordinateurs, téléphones, systèmes de messagerie vocale, télécopieurs et photocopieurs, par exemple) et avoir de l’expérience en réparation et en résolution de problèmes liés au matériel (atout).
• Avoir un bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Posséder d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Savoir faire preuve d’un grand professionnalisme et de beaucoup d’entregent (tant en personne qu’au téléphone).
• Travailler aussi bien individuellement qu’en équipe.
• Être méticuleux et avoir le souci du détail.

Conditions de travail

• Être prêt à travailler certains soirs et fins de semaine (pour participer aux réunions du comité consultatif régional, par exemple).

Lieu du travail :
Tusket (N.-É.)

Salaire :
$16,48 / heure

Durée de l’emploi :
17.5 heures par semaine

Date d’entrée en fonction :
immédiatement

Les candidats et les candidates doivent joindre à leur curriculum vitae une lettre identifiant leurs qualifications et leur expérience pertinente au plus tard le jeudi 20 septembre 2018 à 16 h 00.

Pour plus de renseignements concernant cette offre d’emploi ou pour soumettre votre candidature, veuillez contacter :

Mme Suzanne Saulnier
Directrice générale
Centre provincial de ressources préscolaires
CP 169 Pointe-de-l’Église (N.-É.)
B0W 1M0
Téléphone : 769-5850 Télécopieur : 769-3059
Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.